إتيكيت استخدام البريد الالكتروني، 10 نصائح للبريد الإلكتروني في مجال الأعمال

في عصر تتسارع فيه وتيرة التكنولوجيا، أصبح البريد الإلكتروني أداة أساسية للتواصل في مكان العمل. حيث يقضي الموظفون ما يقدر بنحو 28% من يوم عملهم في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني.  فلم يعد مجرد وسيلة لتبادل الرسائل، بل تحول إلى أداة قوية تعكس احترافية المرسل، وتساهم في بناء العلاقات المهنية، وتحقيق الأهداف. تشير الدارسات أن أكثر من 50% من العاملين يعتبرون التواصل عبر البريد الإلكتروني مهارة بالغة الأهمية للنجاح في مكان العمل.

أظهرت دراسة نشرت في مجلة “Journal of Business and Technical Communication بعنوان: The Impact of Email Etiquette on Professional Communication أن الالتزام بآداب استخدام البريد الإلكتروني يزيد من فرص الحصول على ردود إيجابية، ويعزز العلاقات المهنية الفعالة سواء كنت حديث العهد بعالم الأعمال، أو كنت مخضرمًا في هذا المجال وتستخدم البريد الإلكتروني منذ فترة طويلة، فإن هذا المقال من إرساء للإستشارات يقدم لك إرشادات قيّمة حول آداب استخدام البريد الإلكتروني. 

أهمية التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني:

يلعب التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني دورًا محوريًا في تعزيز الإنتاجية وتجنب سوء الفهم. تشير الإحصاءات الحديثة إلى أن الموظف العادي يقضي ما يقرب من ربع وقت عمله في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. وهذا يؤكد على ضرورة تحسين مهارات التواصل عبر هذه الوسيلة لضمان استخدام الوقت بكفاءة وفعالية.

إليك عشر نصائح تساعدك على تقييم مهاراتك في هذا المجال، وتوضح لك كيفية تطوير إتيكيت استخدام البريد الالكتروني وكيفية التواصل مع زملائك وشركائك في العمل.

• الرد الدائم:

• • صحيح أن الرسائل غير المرغوب فيها والرسائل المحولة لا تستدعي الرد دائمًا، ولكن من قواعد إتيكيت استخدام البريد الالكتروني أنه يجب عليك الرد على رسائل العمل الهامة، سواء كانت دعوة لاجتماع، أو تهنئة من زميل، أو استفسار من شريك. اجعل الرد على هذه الرسائل أولوية.
  • أيضا من آداب استخدام البريد الإلكتروني بالنسبة للرسائل الإلكترونية المهنية من جهات الاتصال التي تعمل معها، حاول الرد في غضون 24 ساعة عمل، أما الرسائل الأخرى، فيمكنك تأخير الرد عليها لبضعة أيام أو حتى أسبوع أو أسبوعين، حسب أهمية المرسل وسبب التواصل.
  • في حال تلقيت رسالة من شخص غير معروف، قم بتقييم أولوياتك في العمل وحدد الوقت المناسب للرد. ولا تهمل أي رسالة بشكل كامل، بل خصص وقتًا للرد على الرسائل المؤجلة.
  • بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات، يمكنك اختيار الرد عليها أو تجاهلها، أو حتى إلغاء الاشتراك في القائمة البريدية.

• كتابة عنوان واضح:

• • لا تترك خانة الموضوع فارغة، بل استخدمها لتوضيح موضوع الرسالة بشكل مختصر وواضح. هذا يساعد المستلم على فهم محتوى الرسالة وأهميتها، ويزيد من فرص حصولك على رد سريع.

• تجنب إدراج عدد كبير من العناوين:

• • عند إرسال رسالة إلى مجموعة من الأشخاص لا يعرفون بعضهم البعض، استخدم ميزة “النسخة المخفية” (BCC) لحماية خصوصية عناوينهم. وتجنب إضافة عدد كبير من العناوين في خانتي “إلى” و”نسخة” (CC)، لأن ذلك يجبر المستلمين على التمرير عبر قائمة طويلة من العناوين قبل الوصول إلى محتوى الرسالة، خاصة عند استخدام الأجهزة المحمولة.

• التروي قبل الرد:

• • تجنب الرد الفوري على الرسائل التي تثير غضبك أو انفعالك. انتظر حتى تهدأ، وأعد قراءة الرسالة بتأنٍ قبل الرد. يمكنك أيضًا استشارة زميل تثق به لأخذ رأيه في الرسالة قبل إرسال ردك.
  • تذكر أن الكلمات المكتوبة قد تُفهم بشكل خاطئ، لذا حاول أن تكون واضحًا ومحترمًا في ردك، حتى في المواقف الصعبة.

• تدقيق اللغة:

• • على الرغم من أن استخدام بعض الاختصارات والرموز التعبيرية مقبول في رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية، فمن الأفضل دائمًا مراجعة رسائلك للتأكد من خلوها من الأخطاء النحوية والإملائية. واستخدم أدوات التدقيق اللغوي لتجنب هذه الأخطاء.

• مراعاة آداب العمل:

• • تأكد من أن جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها في العمل مناسبة لبيئة العمل. تجنب إرسال أي محتوى غير لائق أو مسيء، فقد يعرضك ذلك للمساءلة.
  • التزم بمناقشة المواضيع المناسبة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، مثل الطقس، والأخبار العامة، والهوايات المشتركة. وتجنب الخوض في المواضيع الحساسة، مثل الدين والسياسة والعلاقات الشخصية.

• تجنب الرسائل المزعجة:

• • قبل الاشتراك في أي قائمة بريدية باستخدام بريد العمل الإلكتروني، تأكد من أن هذا المحتوى مناسب لطبيعة عملك. فغالبًا ما تتضمن هذه القوائم رسائل ترويجية قد تشتت انتباهك وتضيع وقتك.

• الفصل بين العمل والحياة الشخصية:

• • حاول قدر الإمكان الفصل بين استخدام بريد العمل الإلكتروني والمراسلات الشخصية. وتجنب إرسال رسائل شخصية من بريد العمل، أو استخدام بريد العمل للاشتراك في الخدمات الشخصية.

• الانتقائية في الإرسال:

• • لا ترسل رسائل جماعية إلا للضرورة القصوى، وعندما يكون محتوى الرسالة مهمًا لجميع المستلمين. وتجنب استخدام خاصية “الرد على الكل” إلا إذا كان ردك يهم جميع المشاركين في المحادثة.

• تحديث معلومات الاتصال:

1. • عند ترك وظيفتك، تأكد من إغلاق حساب بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل، وإعادة توجيه الرسائل الهامة إلى الشخص المناسب. وأخبر جميع جهات الاتصال بعنوان بريدك الإلكتروني الجديد.

يمكنك أيضا متابعة قراءة مقال: إتيكيت المراسلات الداخلية في بيئة العمل

إتقان التواصل عبر البريد الإلكتروني:

1. من قواعد إتيكيت استخدام البريد الالكتروني الاعتراف بالتأخير بأسلوب لبق: بدلًا من الاعتذار بشكل متكرر عن التأخير في الرد، يمكن التعبير عن الشكر على تفهم الطرف الآخر.   
2. الوضوح في الطلبات أيضا من أهم آداب استخدام البريد الإلكتروني: كن واضحًا ومحددًا في طلباتك لتجنب الالتباس وسوء الفهم.   
3. تحمل مسؤولية الأخطاء: اعترف بأخطائك وقدم حلولًا لإصلاحها.   
4. اختتام رسائل البريد الإلكتروني بفعالية: استخدم عبارات تشجع على التواصل المستمر وتدعو إلى طرح الأسئلة.   
5. جعل المتابعات احترافية: استفسر عن التحديثات بأسلوب مهني وواضح.   
6. إظهار الاحترام لوقت المتلقي: كن مراعيًا لوقت المتلقي عند طلب الاجتماعات أو المناقشات. 
7. التحلي بالثقة: استخدم لغة واثقة وإيجابية في رسائلك.   
8. تجنب الشروحات المطولة: كن موجزًا وواضحًا في رسائلك، وقدم النقاط الرئيسية فقط.   
9. تقديم الحلول بدلًا من المشاكل: ركز على تقديم الحلول والاقتراحات بدلًا من مجرد عرض المشاكل.   
10. وضع توقعات واضحة: تأكد من أن رسائلك تتضمن توقعات واضحة وقابلة للتنفيذ.   
11. التحلي بالتهذيب عند طلب المساعدة: استخدم لغة مهذبة وواضحة عند طلب المساعدة.   
12. الحفاظ على الاحترافية عند الجدولة: اقترح أوقاتًا محددة للاجتماعات، وكن مرنًا في التعامل مع المواعيد. 

يمكنك متابعة فيديوا: الفرق بين التواصل الرسمي والغير رسمي

 إتقان مهارات إتيكيت استخدام البريد الالكتروني هو استثمار في نجاحك المهني، من خلال تطبيق النصائح والإرشادات المذكورة أعلاه، يمكنك تحسين مهاراتك في التواصل وتعزيز صورتك المهنية، وتحقيق أهدافك بفعالية أكبر،  تذكر أن كل رسالة بريد إلكتروني ترسلها هي فرصة لترك انطباع إيجابي وتعزيز علاقاتك المهنية