☰
نوفمبر 17, 2024
بقلم أمل الكناني
تُعد الاجتماعات من العناصر الأساسية في حياة المديرين التنفيذيين، فهي توفر فرصة للتواصل مع الفرق، واتخاذ القرارات الاستراتيجية، وتوجيه مسار العمل. لكن، إذا لم يتم تنظيم هذه الاجتماعات بشكل فعال، فإنها قد تتحول إلى هدر للوقت والموارد.
تُظهر الأبحاث أن 67٪ من الاجتماعات غير فعالة، حيث يرى عدد كبير من الموظفين أنهم وجدوا أنفسهم في اجتماع قليل التأثير أو النتائج، أو كان غير واضح لدرجة أنه كان ببساطة مضيعة للوقت، لذلك إن اتباع آداب الاجتماعات (إتيكيت الاجتماعات) يعد من الضرورات لضمان نجاح الاجتماع وتحقيق أهدافه.
في هذه المقالة، سنتناول كيفية إدارة الاجتماعات بفعالية من خلال إتيكيت حضور الاجتماعات المناسب للمديرين التنفيذيين، لضمان نتائج ملموسة وتحقيق الفائدة القصوى لجميع المشاركين.
الاجتماعات هي أداة قوية بيد المديرين التنفيذيين، لكنها في الوقت ذاته قد تصبح مصدر إحباط كبير إذا لم تُدار بشكل صحيح. إن إتيكيت حضور الاجتماعات ليس مجرد احترام للتقاليد، بل هو إطار يضمن فعالية الاجتماعات. إذا لم تُدار الاجتماعات بشكل منظم أو تم تجاهل احتياجات المشاركين، فقد يتسبب ذلك في تعطيل العمل وضياع الوقت. من خلال تطبيق قواعد الإتيكيت، يمكن تحسين كفاءة الاجتماعات.
يقول إيلون ماسك: “الاجتماعات هي ما يحدث عندما لا يعمل الأشخاص.” إذا كنت ترغب في تحقيق المزيد، فعليك أن تتعلم كيف تدير اجتماعًا منتجًا. فما الجدوى من عقد اجتماع إذا لم يكن منتجًا؟ يشارك العديد من كبار الرؤساء التنفيذيين وقادة الأعمال أفكارهم حول إدارة الاجتماعات. على المدير التنفيذي تنظيم الاجتماعات الموجهة نحو الأهداف والتي تعزز التواصل بين الفريق.
في رسالة إلى موظفي تسلا في عام 2018، وصف ماسك الاجتماعات الزائدة بأنها “وباء للشركات الكبيرة”، وخاصة عندما كبرت. فما الحل بالنسبة له؟ لا تتردد في مغادرة الاجتماع إذا لم تضيف إليك أي قيمة.
يكتب ماسك: “ليس من قلة الاحترام أن تغادر، ولكن قلة الاحترام أن تجعل شخصًا ما يبقى ويضيع وقته”.
في بعض الأحيان يكون من الصعب تقدير ذلك، لكن يجب على جميع منظمي الاجتماعات إلقاء نظرة على قائمة الحضور قبل إرسال الدعوة والتحقق مما إذا كان الجميع بحاجة للحضور.
قبل أي اجتماع، يجب على المدير التنفيذي التحضير بشكل جيد، وتعتبر هذه الخطوة الأولى في إتيكيت الاجتماعات الفعالة. والتخطيط الجيد لا يتوقف عند تحديد الموضوع فحسب، بل يشمل عدة عوامل هامة:
إحدى القواعد الأساسية في إتيكيت الاجتماعات هي احترام الوقت، ويُتوقع من المديرين التنفيذيين بدء الاجتماع في الوقت المحدد وإنهائه في الوقت المقرر، ويعتبر التأخير غير مقبول لأنه يعكس عدم الاحترام للمشاركين. وفي الوقت ذاته، يجب أن يحترم المدير التنفيذي الوقت الذي يتم تخصيصه لكل موضوع على جدول الأعمال.
هل سمعت بقاعدة البيتزاتين؟ إحدى أعظم نصائح جيف بيزوس (مؤسس ورئيس تنفيذي سابق لشركة أمازون) هي “قاعدة البيتزاتين” الشهيرة. وفقًا لبيزوس، إذا كنت تحاول تحديد عدد الأشخاص الذين ستدعوهم إلى اجتماع لتضمن تواصل جيد واجتماع أكثر كفاءة، فاسأل نفسك: هل يمكنني إطعامهم ببيتزاتين فقط؟
واستنادًا إلى حسابات Fast Company، فإن هذا يعني من خمسة إلى ثمانية أشخاص، وهو ما يتفق مع دراسات أخرى حول حجم الاجتماع المثالي. كذلك يعد التواصل الفعّال جزءًا أساسيًا من أي اجتماع ناجح. يتم تطبيق إتيكيت الاجتماعات فيه، ويشمل ذلك الاستماع الجيد، والحديث بوضوح، والحفاظ على تفاعل الجميع. إليك بعض القواعد التي يجب على المديرين التنفيذيين اتباعها:
في إتيكيت حضور الاجتماعات على المدير التنفيذي أن يكون مستمعًا جيدًا، من خلال الاستماع الفعّال، يمكنه فهم وجهات نظر الجميع قبل اتخاذ أي قرارات. والاستماع يضمن أيضًا أن الجميع يشعر بالتقدير وأن أفكارهم يتم أخذها بعين الاعتبار. لضمان ذلك يمكنك اتباع إستراتيجيات ومهارات الاستماع الفعّالة:
يجب على المدير التنفيذي التأكد من أن الجميع يحصلون على فرصة للمشاركة في المناقشات. يمكن أن يساعد تخصيص وقت لكل مشارك أو استخدام تقنيات مثل “الدور” أو “التناوب” في إشراك الجميع.
عند حديث المدير التنفيذي أو أي مشارك، من المهم أن يكون الحديث واضحًا ومباشرًا، وتجنب الحشو والتكرار وكن مختصرًا لتحقيق أكبر فائدة من الاجتماع.
في العصر الرقمي، أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت جزءاً لا يتجزأ من حياة المديرين التنفيذيين، ومع ذلك، إليك بعض النصائح لضمان اجتماع ناجح عبر الإنترنت:
الاجتماعات قد تشهد في بعض الأحيان مواقف صعبة مثل النقاشات الحادة أو اختلافات في الرأي، وفي هذه الحالات، يعد المدير التنفيذي هو المسؤول عن الحفاظ على جو من الاحترام والاحترافية. إليك بعض الطرق للتعامل مع هذه المواقف من إتيكيت الاجتماعات:
بعد الاجتماع، تعد المتابعة أمراً حيوياً لضمان تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها، ويضمن المدير أن التوصيات أو القرارات التي تم التوصل إليها يتم تنفيذها بما يتماشى مع الأهداف المحددة. إليك ما يجب أن يقوم به المدير التنفيذي بعد الاجتماع:
الاجتماعات هي حجر الزاوية لأي منظمة، واستخدام إتيكيت الاجتماعات بشكل فعّال يمكن أن يعزز الإنتاجية ويسهم في نجاح الأعمال بشكل عام.فهو ليس مجرد مجموعة من القواعد؛ إنه جزء أساسي من ثقافة العمل الفعّالة التي تساهم في تحقيق النجاح التنظيمي، ومن خلال التخطيط الجيد، والالتزام بالوقت، والتواصل الفعّال، والقدرة على التعامل مع التوتر والمواقف الصعبة، يستطيع المدير التنفيذي ضمان أن كل اجتماع يكون فرصة لتعزيز التعاون، وتوجيه الفريق، وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
هل كان المحتوى مفيد
