☰
فبراير 10, 2024
بقلم: أمل الكناني
تدقيق: الدكتور سعيد الكردي
تمنح فعاليات ومؤتمرات الأعمال الأشخاص فرصة لتكوين وتوسيع دائرة العلاقات، كذلك يتم إظهار مدى مهنية الشخص ومهارات العمل الخاصة به في جو من الألفة، في أثناء حضورك لأحد منها قد تبادر إلى ذهنك سؤال عند مقابلتك للأشخاص الجدد:
هل هذا الشخص يتحلى بـ قواعد لإتيكيت والبروتوكول الوظيفي أم لا!
اعتمادًا على مدى تأقلمه وتعامله مع المواقف والفعاليات والمؤتمرات، ستخبرك سلوكياته هذا الشي. لأنها فرصة جيدة لتصنيف مدى مهنية واحترافية الشخص، وهي غير قابلة للتراجع عنها بمجرد ارتكابها.
لذلك، يتوجب عليه الانتباه من الوقوع في بعض الأخطاء، كما يجب أن يظهر ويحافظ الشخص على لباقته في جميع التفاصيل بدايةً من المظهر الخارجي، طريقة ومكان الجلوس، الطعام المناسب، حسن الرد على الحديث الموجه له لترك انطباع إيجابي لدى الحضور.
في المرات القادمة التي تحضر فيها أي مناسبة أو فعالية حافظ على سلوك إيجابي وكن وديًا ومتعاونًا مع الآخرين لتحظى بالاهتمام الإيجابي. في هذا المقال، سنأخذك خطوة بخطوة لتطبيق قواعد الإتيكيت والبروتوكول الخاص بالمؤتمرات.
أنواع الفعاليات:
تعد المؤتمرات وما يشابهها من فعاليات كالمنتديات والندوات والملتقيات إحدى الوسائل الفاعلة للتواصل وتبادل المعلومات وتطوير القدرات ونقل المعرفة. لتقوم بتنفيذ قواعد الإتيكيت والبروتوكول بصورة صحيحة، عليك أولًا أن تعرف نوع الفعالية التي ستقوم بحضورها، و نعرضها لك هنا:
مؤتمر:
اجتماع علمي يناقش موضوعا محدداً في عدد من المحاور، يقدم المشاركون المتخصصون أبحاث وأوراق عمل محكمة تعتمد من اللجنة العلمية للمؤتمر، ويختتم المؤتمر أعماله بتوصيات، ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة، وقد يشمل المؤتمر تنظيم معرض مصاحب للرعاة.
منتدى:
اجتماع يناقش موضوعاً عاماُ في عدد من المحاور، يتبادل المشاركون فيه وجهات النظر من خلال جلسات وورش عمل. ولا يتطلب تنظيم المؤتمر الاستمرارية، أو التواتر السنوي في تنظيمه، أو تحديد زمن معين له خلال السنة. وقد يشمل المنتدى تنظيم معرض مصاحب للرعاة فقط.
ندوة:
اجتماع لعدد من المهتمين في مجال معين، ويتم فيها مناقشة موضوع محدد.
ملتقى:
فعالية تتكون من معرض تجاري أو استهلاكي، ومؤتمر أو منتدى أو ندوة.
مؤتمر أو منتدى أو ملتقى أو ندوة دولية:
هي فعالية تشارك فيها 15% أو أكثر من عدد الحاضرين من خارج المملكة العربية السعودية مثلاً أو أن يكون الحاضرون من 3 دول أو أكثر.
كما ذكرنا أن الفعاليات تُقام لتبادل المعلومات والآراء المختلفة حول موضوع محدد، وتعدُّ فعالية اجتماعية تقوم بتعزيز التواصل بين العديد من الأشخاص في نفس المجال، فهي فرصة ثمينة تصقل بها مكانتك ومهاراتك الوظيفية. إذا كنت ستقوم بالالتحاق في مؤتمر ما، وقبل أن تقوم بالاستعدادات اللازمة يلزمك معرفة أمرِ هامِ وهو موعد ونوع هذا المؤتمر، فهناك مؤتمرات محلية ومؤتمرات خارجية. مع وجود التكنولوجيا، تعتبر ظاهرة شائعة ومتزايدة في هذا العصر إقامة مؤتمر ” أونلاين”، فأصبح هناك نوع آخر من المؤتمرات وهو المؤتمرات عن بعد، وبالطبع له طابع خاص وإتيكيت خاص للتعامل.
قواعد الإتيكيت والبروتوكول في المؤتمرات تشير إلى السلوكيات المقبولة وغير المقبولة أثناء الحضور والمشاركة في فعاليات المؤتمر، وأيضًا هي القوانين الرسمية التي يجب اتباعها لتحقيق مؤتمر ناجح وفعال.
الآن وقد عرفت موعد المؤتمر ونوعه، وصلت أخيرًا إلى الفعالية، وحان الوقت لتبدأ رحلتك في بناء علاقات مهنية جديدة. قد يبدو لك الأمر صعبًا ومُربكًا، إلاّ أنه في الواقع ممتع. سنجيب هنا عن أهم القواعد الأساسية التي تُطبق في جميع المؤتمرات والفعاليات، اتبع النصائح الآتية للاستفادة أفضل:
١. التخطيط المسبق:
(خطوتك الأولى هي الاستعداد) ابدأ استعداداتك قبل حدوث المؤتمر بتحضير نفسك جيدًا للحدث، ودراسة أهداف المؤتمر، احرص على تصفّح جدول الفعاليات، واختيار مجموعة من الجلسات الحوارية أو الندوات التي تريد حضورها. وقم بتحضير أدواتك قبل موعد المؤتمر بيوم، لا تنس تحضير عددٍ كافٍ من بطاقات العمل الخاصة بك ويمكنك استخدام بطاقات العمل الرقمية.
٢. المظهر اللائق:
ارتدي ملابس لائقة لنوع ومكان ومناسبة المؤتمر، تأكد قبل الحضور أن ملابسك تُطابق قانون الزي الرسمي لهذا الحدث، ملابس رسمية كان أم شبه رسمية أم غير رسمية وتسمي بالكاجوال. كذلك لا تضع الكثير من العطر، إذ إنّ بعض الأشخاص يشعرون بالحساسيّة تجاهه.
٣. الحضور المبكر:
اظهر قبل موعد المؤتمر بوقتٍ كافٍ يسمح لك بالتأقلم مع المكان، فالحضور المبكر علامة على احترافيك و تقديرك للوقت، وأيضًا يجعلك تتفادى حوادث آخر لحظة كما يضمن لك موقفاً ممتازاً لوسيلة المواصلات الخاصة بك.
٤. التقديم الشخصي:
الق التحيات والمصافحات اللائقة على الآخرين وحافظ على ابتسامتك بصورة مستمرة، ثم عرف نفسك بوضوح، ويمكنك تبادل البطاقات التعريفية مع الأشخاص الذي ترغب في التواصل معهم بعد الفعالية.
٥. التصرف باحترافية:
تجنب التحدث بصوت عالً، وتجنب مقاطعة الأشخاص الآخرين عند التحدث، قم بطرح اسئلتك بشكل مهني، وتجنب استخدام هاتفك خلال المناقشات، فهذا بالتأكيد منافٍ لقواعد الإتيكيت والبروتوكول في العمل ويشمل ذلك الفعاليات.
٦. بناء علاقات اجتماعية:
تفاعل بإيجابية مع الأشخاص، وبادلهم المعلومات، واحترم وجهات نظرهم حتى وإن لم تتفق معها، وتذكر أن أحد الأهداف بناء شبكة علاقات قوية.
٧. لا تبالغ في محاولاتك للتعارف (التشبيك المهني):
لا أحد يحبّ أولئك اللحوحين للتشبيك والتعارف، فلا تكن أحداً منهم!
فكّر في الأمر، من المستحيل أن تستطيع بناءَ علاقات مثمرة وحقيقية مع عدد كبير جداً يزيد على الألف شخص خلال أيام المؤتمر. لا تضيّع وقتك في محاولة التعرّف على مجموعة كبيرة من الأشخاص. وركّز على الالتقاء بقلّة من الأشخاص المناسبين الذين تستطيع بناءَ علاقات مجدية ذات جودة عالية معهم.
٨. إتيكيت المشاركة والاستماع للجلسات:
احرص على الوصول في الوقت المحدّد قبل أن يبدأ المتكلّم بإلقاء كلمته. وعند الانتهاء لا تجمع أغراضك، حتّى ينتهي العرض بأكمله. كذلك لا تدخل أو تخرج من صالة قبل أن ينتهي الخطاب. لا تنس إطفأ جوّالك، أو غيّر وضعيته إلى “الصّامت”.
٩. نقاط هامة أخرى:
بالنسبة إلى المؤتمرات عن بعد” أونلاين”، فيمكن تطبيق أغلب القواعد عليها بنجاح، لكن بتركيز الاهتمام على نقاط مختلفة مثل:
١. التخطيط المسبق:
الاستعداد الجيد سيتم باختبار الاتصال الجيد بالإنترنت واختبار كاميرا و ميكروفون الكمبيوتر.
٢. المظهر اللائق:
يجب الاهتمام بالمظهر للحفاظ على احترافية الظهور.
٣. الدخول للمؤتمر:
يمكنك الحضور في الوقت المحدد نظرًا لإقامة المؤتمر في مكان مريح لك وهو مكان عملك و مساحتك الخاصة.
لقد انتهى المؤتمر، ماذا يحدث الآن؟
أولاَ: وقت المتابعة الودية!
بعد انتهاء المؤتمر وتحقيق أكبر استفادة منه بفضل استخدام قواعد الإتيكيت والبروتوكول في المؤتمرات، ما يجب عليك فعله الآن هو الحفاظ على العلاقات التي قمت ببنائها وتطبيق المعلومات والتقنيات التي تم ذكرها في عملك.
أيضًا، احتفظ بتلك البطاقات الشخصية التي تلقيتها من الشخصيات الهامة، وحافظ على علاقة ودية دائمة معهم، ويمكنك البدء بتصرف بسيط يعكس لباقتك ووديتك مثل: إرسال رسائل شكر وامتنان لهم لمقابلتهم في المؤتمر. لا تتردّد في ترتيب موعد لإجراء مكالمة صوتية أو لقاء مباشر مع أيّ شخص تريد التعاون معه وتطوير علاقتك المهنية به.
ثانياً: شارك ما تعلمته خلال المؤتمر
لقد اكتسبت الكثير من المعلومات المفيدة خلال الفعالية، وتعرّفت على أشخاص مميزين حتمًا. فلماذا تحتفظ بما اكتسبته لنفسك؟!يمكنك مشاركة ما تعلّمته مع زملائك في العمل أو أصدقائك. قم بمشاركة مقاطع فيديو لبعض الجلسات التي وجدتها ذات قيمة كبرى في مجال عملك. ألقِ ورشة عمل أو تدريب قصير عن أهمّ الأمور التي تعلمّتها من تجربتك وحدّث مديرك عن الأشخاص المهمّين الذي تعرّفت عليهم، واقترح بناء علاقات عمل وشراكات معهم.
مستقبل مهني من ذهب!
تعدُّ الفعاليات والمؤتمرات المهنية ناجحة إذا كان الاتيكيت حاضرًا بها بصورة حيوية، مما يخلق احترافية وايجابية وبيئة محترمة ومريحة، بالإضافة إلى أن أكبر المكاسب من وراء هذا المؤتمر هي الفرص المستقبلية اللامحدودة، وفتح أبواب التعاون المثمر بين الأفراد والمؤسسات، ولن ينسى أنه مؤتمر محفز للإنتاجية والإبداع لدى الحضور.
من خلال اتباع هذه النصائح جيّدًا، لن يكون حضور المؤتمرات مجرّد حدث عابر، بل ستصبح فرصة لك لتحقق إنجازات أكبر في حياتك، وتحدث تغييرًا حقيقيًا في عالمك وعالم الأشخاص المحيطين بك. احرص على الاستفادة منها إلى أقصى حدّ.
في النهاية، تطبيق قواعد الإتيكيت والبروتوكول في المؤتمرات قد تبدأ بالتبسم والمصافحة اللطيفة، لكنها ستنتهي بعلاقة اجتماعية قوية يمكن الاعتماد عليها لتحقيق النجاح المهني المستدام.
اكتشف ما إذا كنت مقتن إتيكيت قاعة المؤتمرات من خلال مقياس إتيكيت قاعة المؤتمرات مجاني بشكل كامل.
هل كان المحتوى مفيد
