☰
مايو 23, 2024
بقلم: أمل محمد الكناني
خيار “العمل عن بُعد” قد تكون سمعت به في أيام الكورونا أو قبلها، وشعرت بالغبطة اتجاه من يعملوا بهذا النظام. وفي عالم أصبحت فيه الحدود بين المكتب والمنزل أكثر ضبابية من أي وقت مضى، لم يعد العمل عن بُعد مجرد خيار بل أصبح ضرورة لكثيرين. لكن، كيف يمكن لمن يعملون من أريكتهم أو حتى من مقهى صغير، أن يحافظوا على الاحترافية والتفاعل الإيجابي مع زملائهم؟
قد يكون الأمر بسيطاً كالاستعداد لمكالمة فيديو بلباس مهني مناسب من الجزء العلوي على الأقل، أو معقداً كتنظيم جدول يومي يحاكي بيئة المكتب التقليدية والتأكد من أن الأجهزة في حالة عمل دائم بالإضافة إلى سرعة البديهة في حل أي أمور طارئة وخاصة التقنية.
أتذكر الآن المديرة الإبداعية في شركة تسويق، كيف انتقلت من اجتماعات الفريق الصاخبة في غرفة الاجتماعات إلى النقر ببساطة على رابط Zoom. في البداية، كان التحدي هو الحفاظ على تلك الديناميكية الحية والتفاعل الفوري الذي كان يحدث وجهًا لوجه. لكن بفضل قواعد الإتيكيت الجديدة التي اعتمدتها، مثل التأكيد على بدء الاجتماعات في موعدها المحدد وإنشاء جدول أعمال مسبق، استطاعت أن تعيد خلق هذا التفاعل بطريقة فعالة.
من ناحية أخرى، يجد أغلبنا أن إحدى القواعد التي غيرت طريقتنا في العمل عن بُعد هي تخصيص وقت محدد للرد على البريد الإلكتروني بدلاً من التحقق المستمر منه طوال اليوم. هذا ليس فقط يزيد من تركيزنا ولكنه يحافظ أيضًا على حدود واضحة بين وقت العمل ووقت الراحة.
في هذا المقال، سوف نستكشف معًا ست قواعد الإتيكيت التي يجب على كل موظف وشخص مهني تبنيها لضمان استمرارية التواصل الفعال والإنتاجية في بيئة العمل المنزلية. من التواصل الفعال مع الفريق، إلى إدارة التوقعات مع الرؤساء، سنمنحك الأدوات التي تحتاجها لتصبح مثالاً يحتذى به في عالم العمل عن بُعد.
وفي ختام هذا المقال، سوف نطرح “مقياس مهارات الإتيكيت الرقمي في بيئة العمل”، وهو أداة تقييم ذاتي تسمح لك بقياس فعالية سلوكك الرقمي ضمن السياقات المهنية. يمكنك من خلاله تشخيص نقاط قوتك وضعفك في التعاملات الرقمية المهنية، مما يتيح لك فرصة لتحسين مهاراتك وتعزيز تواصلك المهني عبر الإنترنت.
قد يبدو العمل من المنزل أكثر راحة ومرونة، ولكنه يتطلب منا التزامًا مستمرًا بقواعد الإتيكيت المهنية لضمان بيئة عمل فعّالة. العمل عن بعد لا يعفينا من ضرورة الحفاظ على الاحترافية في التواصل وإدارة الوقت والتعامل مع الزملاء والعملاء. من خلال تطبيق قواعد الإتيكيت المناسبة، يمكن للمهنيين في بيئة العمل عن بعد ليس فقط تعزيز إنتاجيتهم، بل وكذلك تحسين الصورة الذاتية وبناء علاقات مهنية مستدامة.
ويتم ذلك من خلال تطبيق مجموعة من قواعد الإتيكيت المصممة خصيصًا لتعزيز كفاءة العمل عن بعد، ألخصها بقاعدة التاءات الست وتشمل:
1. توضيح أوقات تواجدك لزملائك:
المرونة في العمل عن بعد يعد ميزة كبيرة، حيث يمكن للموظفين تنظيم أوقات عملهم بما يتناسب مع احتياجاتهم الشخصية والمهنية. ومع ذلك، قد تتحول هذه المرونة إلى تحدي إذا لم يكن زملاؤك على علم بأوقات توفرك.
لتجنب الإحباط والتأثير على إنتاجية الفريق، من المهم أن تكون شفافًا بشأن جدولك الزمني. يمكنك تحقيق ذلك عن طريق تحديث حالتك على منصات التواصل الفريق مثل Slack أو Microsoft Teams بأيقونات تدل على ما إذا كنت متاحًا، مشغولًا، أو في فترة استراحة.
اعتماد هذه الطريقة سيسمح لزملائك بمعرفة الأوقات التي يمكنهم فيها التواصل معك بكل يسر وسهولة، مما يعزز من قواعد الإتيكيت في بيئة العمل عن بعد. وعلى قائد الفريق التأكد من استخدام الفريق لها.
2. توقيت مناسب أولوية لكل منطقة زمنية:
في العمل عن بُعد، غالبًا ما يتوزع أعضاء الفريق عبر مناطق زمنية متفاوتة حول العالم، مما يستدعي مراعاة هذه الفروقات عند تنظيم الاتصالات والاجتماعات. على سبيل المثال، الساعة 10 صباحًا في توقيت موسكو تعني الساعة 2 صباحًا في لوس أنجلوس، مما يجعل تلك الفترة خيارًا غير ملائم لعقد اجتماعات مشتركة.
كما ينبغي الانتباه للتوقيتات التي قد تبدو مناسبة في بلد ما ولكنها تكون غير ملائمة في بلد آخر. على سبيل المثال، تحديد اجتماع في الساعة 6 مساءً في القاهرة قد يعني أن زملاءك في طوكيو سيحتاجون للانضمام للاجتماع في وقت مبكر جدًا من الصباح.
من الضروري دائمًا البحث عن موعد يتناسب مع جميع الأطراف المشاركة، مع التأكد من أن جميع الزملاء يمكنهم المشاركة في هذه الاجتماعات دون التأثير سلبًا على جداولهم اليومية.
استخدام الأدوات التي تساعد على تحديد المواعيد المناسبة للجميع يمكن أن يسهل من هذه العملية، ويعزز من فعالية التواصل في بيئة العمل عن بُعد. تمكنك إضافة أداء على جوجل كاليندر أو مايكروسوفت ميت من تتبع فرق التوقيت. وننوه أنه على الفريق التنازل للموائمة في حال وجود اختلافات كبيرة بين الدول أو المدن أو في حال وجود أوقات تسليم مشاريع مهمة. هذا جزء لا يتجزأ من قواعد الإتيكيت في العمل عن بُعد.
3. توافر الزملاء والاهتمام بأوقاتهم:
العمل عن بُعد يحمل معه تحديات قد تؤثر على أداء الفريق وراحته، ومن واجبنا السعي للتخفيف من هذه التحديات. على سبيل المثال، قد تمتد الاجتماعات لفترات أطول من المعتاد مما يؤدي إلى الإرهاق. لذا، ينبغي على الموظفين العاملين عن بُعد الحرص على جعل الاجتماعات مختصرة ومركزة لتوفير الوقت والجهد.
من المخاطر الأخرى للعمل من المنزل هو سهولة الوصول إلى المكتب المنزلي مما قد يدفع البعض للتحقق من بريدهم الإلكتروني خارج أوقات العمل الرسمية. يُفضل تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني خارج هذه الأوقات لتجنب الضغط على الزملاء.
يجب علينا أيضًا أن نتفهم أن الاستجابات للرسائل قد تتأخر أحيانًا. فالأشخاص قد يكونون منهمكين في مهام أخرى أو يأخذون وقتاً للراحة الذهنية والبدنية. من المهم احترام الوقت الخاص بكل فرد والأوقات التي يكون فيها متاحًا. هذه العناية بالتوقيت والتوافر هي أساس للعمل عن بُعد وتعتبر جزءًا من قواعد الإتيكيت الأساسية.
4. تواصل عن بُعد يعني الدقة والوضوح:
في بيئة العمل عن بُعد، يتم معظم التواصل من خلال النصوص، مما يحجب الكثير من عناصر التواصل غير اللفظي كلغة الجسد وتعبيرات الوجه. هذا النقص يمكن أن يسبب سوء تفاهم بين الزملاء، حيث قد تُفسر رسالة قصيرة ومباشرة كشكل من أشكال العدوانية غير المباشرة. لذلك، من الضروري الحرص على الوضوح والدقة في الرسائل، وتجنب الافتراضات المسبقة حول نوايا الآخرين.
من الأفضل أيضًا إعلام الآخرين بالوقت المتوقع للرد عليهم في حال لم تتمكن من الرد الفوري على رسائلهم. هذه المبادرة تمنع تركهم في حالة من الانتظار والتساؤل. على سبيل المثال، إذا استلمت رسالة وكنت مشغولًا، يمكنك أن ترسل ردًا مؤقتًا يحدد متى يمكنهم توقع الرد النهائي. يقع الدور الكبير على القادة والمديرين في توفير إرشادات واضحة حول كيفية العمل عن بُعد. من الأفضل تقديم هذه الإرشادات بشكل مفصل لتفادي إضاعة وقت الموظفين في البحث عن معلومات بديلة.
5. توحيد الأدوات الرقمية مع زملائك في العمل:
من المهم أن تكون على انسجام وتناغم مع الأدوات التي يستخدمها زملاؤك. عادةً ما توفر الشركات الوصول إلى نفس المنصات والبرامج لجميع الموظفين لتسهيل التعاون.
إن لم يكن الأمر كذلك، يصبح من الضروري بذل جهود مشتركة للاتفاق على استخدام مجموعة موحدة من الأدوات.
هذا الأمر يقلل من الحاجة لتحميل برمجيات مختلفة بشكل مستمر أو الدخول في نقاشات حول أي الأدوات أفضل.
بالإضافة إلى ذلك، يعزز من إنتاجية الفريق بشكل كبير. من خلال التزام الجميع بالأدوات المتفق عليها، يصبح العمل الجماعي أكثر فعالية وينعكس ذلك إيجابيًا على النتائج العامة للعمل.
6. تقييد بالإرشادات الأساسية لمكالمات الفيديو:
الآن لقد أصبحت على الأرجح خبيرًا في استخدام مؤتمرات الفيديو، حتى لو كان عملك يتطلب الحضور الشخصي. إليك بعض الإرشادات الهامة التي يجب أن تبقى على مقربة لتضمن أداءً مثاليًا:
باتباع هذه الإرشادات، يمكنك ضمان جودة عالية وفعالية أكبر في مكالمات الفيديو دون عناء أو تعقيد. ولتعميق معرفتك ومهاراتك في هذا المجال، نقدم لك برنامج “إتيكيت العمل عن بُعد” الذي يهدف إلى تطوير مهارات التواصل الرقمي والتفاعل الفعّال في بيئة العمل الافتراضية. سيساعدك هذا البرنامج على تحسين إدارة الوقت والإنتاجية، وتوطيد العلاقات مع زملائك أو عملائك، بالإضافة إلى فهم أفضل للتحديات الخاصة بالعمل عن بُعد مع اكتساب استراتيجيات التغلب عليها.
للمزيد من المعلومات حول البرنامج والتسجيل، يمكنك الضغط هنا
بالتزامن مع برنامج “إتيكيت العمل عن بُعد”، نقدم لكم أداة مبتكرة تعرف بـ “مقياس مهارات الإتيكيت الرقمي في بيئة العمل”.
هذه الأداة مصممة خصيصًا لتقييم مهاراتكم الرقمية وتحديد المجالات التي قد تحتاجون إلى تطويرها لتحقيق التفاعل الأمثل في بيئة العمل الافتراضية. من خلال هذا التقييم، ستكونون قادرين على رصد نقاط القوة لديكم وكذلك التحديات التي تواجهونها، مما يوفر رؤية شاملة وموضوعية لسلوكياتكم ومهاراتكم الرقمية.
هذه الأداة لا تقتصر على التقييم فقط، بل تعمل كخطوة أساسية في رحلتكم نحو التحسين والتطوير المستمر. بناءً على نتائج هذا المقياس، يمكنكم تخصيص مسارات التعلم داخل برنامج “إتيكيت العمل عن بُعد” لضمان أن كل جزء من التدريب يعالج الاحتياجات الخاصة بكم بأكثر فعالية.
للاستفادة من هذه الأداة، اضغط هنا
الفرص تُخلق، لا تُعطى!
الآن أصبحت قواعد الإتيكيت في العمل عن بُعد أساسية ليس فقط للحفاظ على الاحترافية، بل ولضمان التفاعل الإيجابي مع الزملاء والعملاء على حد سواء. من خلال الالتزام بتلك القواعد، يمكن لكل مهني أن يعزز من التواصل الفعال ويدير توقعاته بكفاءة تامة، مهما كانت الظروف.
في هذه المقالة، استعرضنا ست قواعد هامة يجب أن يتقنها كل محترف يسعى للنجاح في العمل عن بُعد. إن تطبيق هذه القواعد لن يساهم فقط في تحسين جودة العمل، بل سيعزز من مستوى الترابط والتناغم داخل الفريق، مما يخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية وإيجابية.
كما أن الانتقال من مجرد العمل من المنزل إلى التمكن منه يتطلب مزيدًا من الانضباط والمسؤولية في تطبيق قواعد الإتيكيت بشكل يومي. بذلك، لا تكون قد حققت فقط التوازن اللازم بين الحياة العملية والشخصية، بل وتكون قد أعددت الأرضية لمستقبل مهني مليء بالكفاءة والنجاح.
لنجعل من العمل عن بُعد ليس فقط واقعًا نعيشه، بل فنًا نتقنه
هل كان المحتوى مفيد
