إتيكيت العمل في المكاتب المفتوحة

بقلم أمل الكناني

هل المكاتب المفتوحة الحل الأمثل لتعزيز الإبداع والتعاون؟ أم أنها تهدد بيئة العمل الهادئة والمنتجة؟

المكاتب المفتوحة تُعد من أكثر التصميمات الحديثة انتشارًا في بيئات العمل المعاصرة، حيث تهدف إلى تعزيز التعاون بين الموظفين وتسهيل التواصل المباشر. ومع ذلك، فإن هذا النمط من التصميم قد يطرح تحديات في كيفية الحفاظ على الخصوصية والانتباه، مما يجعل إتقان آداب والإتيكيت في المكتب فيها أمرًا ضروريًا.

في هذه المقالة، سنتناول إتيكيت المكاتب المفتوحة وكيفية التأقلم مع هذا النمط بشكل يضمن إنتاجية عالية وتفاعلًا إيجابيًا بين الزملاء، دون التأثير سلبًا على بيئة العمل أو التسبب في إزعاج الآخرين.

1. الحفاظ على مستوى الصوت:

من أكبر التحديات في المكاتب المفتوحة هو التحكم في مستويات الضوضاء. حتى وإن كان الهدف من المكتب المفتوح هو تعزيز التعاون، إلا أن التحدث بصوت مرتفع قد يشتت انتباه الآخرين ويؤثر على تركيزهم، ولا يناسب الإتيكيت في المكتب. إليك بعض آداب إتيكيت المكاتب المفتوحة:

• التحدث بصوت منخفض: تجنب التحدث بصوت عالٍ عند التحدث مع زميل بجوارك، حتى لا تُزعج الآخرين. حافظ على مستوى صوت منخفض وهادئ.
• استخدام غرف الاجتماعات: إذا كنت بحاجة إلى مناقشة طويلة أو مكالمة تستغرق وقتًا، يُفضل الانتقال إلى غرفة الاجتماعات أو مساحة خاصة مخصصة للمحادثات.
• تجنب المكالمات الشخصية: حاول أن تكون المكالمات الشخصية في أضيق الحدود وبأقل مستوى من الضوضاء. إذا كان من الضروري إجراؤها، فيفضل أن تكون بعيدًا عن المكتب المفتوح.

2. احترام خصوصية الآخرين:

في المكتب المفتوح، قد يكون من الصعب على البعض الحفاظ على خصوصيتهم، لكن هذا لا يعني أن نقتحم مساحات الآخرين أو نتطفل على شاشاتهم أو محادثاتهم، إليك بعض آداب إتيكيت المكاتب المفتوحة في هذا المجال:

• من غير اللائق أن تنظر إلى شاشة زميلك أو تتدخل في عمله دون دعوة. كن حذرًا في كيفية توجيه نظرك واحترام خصوصيات الآخرين.
• المقاطعة المتكررة قد تسبب التشتت وتؤثر على إنتاجية الآخرين. حاول أن تنتظر الوقت المناسب للتحدث، وإذا كان الأمر غير عاجل، يمكن إرسال رسالة بريد إلكتروني أو استخدام أدوات التواصل الداخلي.
• إذا كان زميلك يستخدم سماعات الأذن، فهذا غالبًا ما يعني أنه لا يرغب في التحدث أو يركز في عمله. تجنب الاقتراب منه أو مقاطعته في هذه الحالة.

3. المحافظة على النظافة الشخصية ونظافة المساحة المشتركة:

النظافة تعد من أهم قواعد الإتيكيت في المكتب، لكنها تصبح أكثر أهمية في المكاتب المفتوحة حيث يتشارك العديد من الأشخاص نفس المساحة. إليك بعض آداب إتيكيت المكاتب المفتوحة في هذا المجال:

• الابتعاد عن الطعام ذو الروائح القوية: بعض الأطعمة يمكن أن تكون ذات رائحة قوية قد تُزعج الآخرين، لذا من الأفضل تناول هذه الأطعمة في منطقة تناول الطعام المخصصة بعيدًا عن المكتب المفتوح، وهذا يعد من إتيكيت المكاتب المفتوحة.
• تنظيف المساحة الخاصة: تأكد من بقاء مكتبك مرتبًا وخاليًا من الفوضى. ضع الأوراق غير الضرورية في الملفات المناسبة وتجنب تراكم الأغراض الشخصية على المكتب.
• التخلص من القمامة فورًا فلا تترك النفايات على مكتبك، وخاصة بقايا الطعام، بل قم برميها في سلة المهملات فورًا للحفاظ على بيئة عمل نظيفة ومريحة للجميع.

4. استخدام سماعات الأذن:

في المكتب المفتوح، قد يكون من المناسب استخدام سماعات الأذن، خاصة إذا كنت تحتاج إلى سماع الموسيقى أو إجراء مكالمة عبر الإنترنت. إليك بعض آداب إتيكيت المكاتب المفتوحة في هذا المجال:

• استخدم مستوى صوت منخفض لا يُزعج الآخرين حتى لو كنت ترتدي سماعات الأذن.
• ارتداء سماعات الأذن بشكل دائم قد يُعطي انطباعًا بعدم الرغبة في التفاعل مع الآخرين. حاول استخدامها فقط عند الحاجة إلى التركيز أو عند القيام بمكالمات هامة.
• استخدم سماعات الأذن بدلاً من السماعات الكبيرة التي قد تشغل مساحة أو تعطي انطباعًا غير احترافي في بعض الحالات.

5. التواصل باحترام ولباقة:

لأن المكاتب المفتوحة تُشجع على التواصل المباشر، فإن استخدام مهارات التواصل بلباقة والإتيكيت في المكتب يُعد أمرًا أساسيًا. إليك بعض آداب إتيكيت المكاتب المفتوحة في هذا المجال:

• طلب الإذن قبل الاقتراب من مساحة العمل: من إتيكيت المكاتب المفتوحة ألا تدخل فجأة إلى مساحة زميلك دون طلب إذن، بل استخدم لغة الجسد، مثل الوقوف على مسافة أو توجيه التحية بلطف.
• التواصل بشكل واضح ومباشر: عند الحاجة إلى تواصل عاجل، احرص على أن تكون واضحًا ومختصرًا. إذا كنت تحتاج إلى مناقشة موضوع طويل، حاول تنسيق اجتماع صغير أو الانتقال إلى منطقة مخصصة للمحادثات.
• التحلي بالصبر عند الاستماع: في المكاتب المفتوحة، يُفضل أن تُظهر احترامك إلى آراء زملائك من خلال التعبير عن الصبر والهدوء أثناء المحادثات وتجنب المقاطعة أو التشويش على أفكار الآخرين.

6. احترام مواعيد الاجتماعات المشتركة:

في بيئة المكتب المفتوح، الاجتماعات قد تكون أكثر تواترًا لأهمية التنسيق المستمر بين الفرق. إليك بعض آداب إتيكيت المكاتب المفتوحة في هذا المجال:

• احترم مواعيد الاجتماعات، حيث أن التأخير قد يؤثر على تركيز الزملاء ويؤخر إنجاز الأعمال.
• حافظ على استعدادك للاجتماع وتجنب مناقشة مواضيع جانبية غير متعلقة بالاجتماع، فالمكاتب المفتوحة تتطلب تركيزًا واهتمامًا مشتركًا بين الجميع.
• الاستفادة من تقنيات الاجتماعات الافتراضية، إذا كان الاجتماع غير ضروري بالحضور الشخصي، استخدم التطبيقات المخصصة لعقد الاجتماعات الافتراضية لتوفير الوقت وتقليل الضوضاء.

7. الحرص على التعاون والتفاعل الإيجابي:

من أهم مزايا المكاتب المفتوحة هو تشجيع روح التعاون والعمل الجماعي بين الزملاء، ويمكنك تحقيق ذلك عبر الالتزام ببعض السلوكيات والإتيكيت في المكتب وهي:

• كُن مستعدًا للمساعدة وتقديم الدعم لزملائك.
• في المكتب المفتوح، تكون هناك فرص أكبر لتبادل الأفكار والعمل بشكل مشترك.
• في المكتب المفتوح، لديك فرصة أكبر للتعرف على الزملاء الجدد وتبادل الخبرات..

8. إدارة التوتر والتحكم في الضغوط

تعد إدارة الضغوط أمرًا هامًا في بيئات المكاتب المفتوحة، حيث يمكن للتوتر أن يؤثر على الجميع.

• تجنب إظهار الغضب أو الإحباط بشكل واضح، فقد يؤدي ذلك إلى خلق جو سلبي يؤثر على الجميع. حاول أن تأخذ فترة استراحة قصيرة إذا شعرت بارتفاع الضغط.
• يُفضل أخذ استراحات قصيرة كل فترة لتجنب الإرهاق. يمكنك الخروج لبضع دقائق لاستعادة النشاط ثم العودة لمكتبك.
• عند الشعور بالتوتر، يمكنك القيام بأنشطة بسيطة ومهدئة، مثل التنفس العميق أو التأمل لبضع دقائق لاستعادة التركيز والهدوء.

الإتيكيت في المكتب المفتوح يُعتبر من الأساسيات لتحقيق بيئة عمل إيجابية ومثمرة. والالتزام بهذه القواعد يساعدك على الاستفادة القصوى من بيئة المكتب المفتوح، سواء من خلال تحسين التواصل أو تعزيز التعاون، مع الحفاظ على احترام خصوصية الآخرين والحد من التشتيت.

تعد القدرة على التكيف والمرونة في السلوك أمورًا أساسية للنجاح في مثل هذه البيئات المتعددة التفاعل، وتجعل من العمل تجربة أكثر احترافية وإنتاجية للجميع. في النهاية، المكاتب المفتوحة ليست مجرد مساحات مادية، بل هي بيئات اجتماعية، فلنجعل من المكتب المفتوح مكانًا نستمتع فيه بالعمل والإبداع.