إتيكيت المراسلات الداخلية في بيئة العمل
بقلم فريق إرساء
تدقيق دكتور سعيد الكردي
هل تعلم أن نسبة كبيرة من سوء الفهم في بيئة العمل تنشأ عن سوء التواصل؟
في عالم العمل، تُعد المراسلات الداخلية جزءًا أساسيًا من التواصل اليومي بين الموظفين والإدارات. إتقان فن الاتيكيت في التواصل من خلال المراسلات الداخلية لا يسهم فقط في تحسين التواصل بين أعضاء الفريق، بل يعزز أيضًا البيئة المهنية ويساعد على خلق انطباع إيجابي واحترافي.
دراسة حديثة نُشرت في جريدة فوربس أظهرت أن البريد الإلكتروني لديه أعلى معدل للتسبب في إحداث خلل في التواصل في مكان العمل، وأن نسبة تصل إلى 67٪ من سوء الفهم تنشأ عن الرسائل الصوتية، و71٪ من المكالمات الهاتفية، و79٪ من خلال الرسائل المباشرة، و80٪ من الرسائل النصية، و87٪ عبر البريد الإلكتروني.
في هذه المقالة، سنناقش قواعد الاتيكيت للمراسلات الداخلية التي يجب مراعاتها، ونقدّم نصائح عملية لكتابة رسائل داخلية واضحة ومحترفة.
أهمية إتيكيت المراسلات الداخلية في بيئة العمل:
تؤثر المراسلات الداخلية بشكل مباشر على الكفاءة التنظيمية وجودة العمل داخل المؤسسة. فهي تسهم في تقوية العلاقات بين الموظفين وتعزيز العمل الجماعي، كما تساعد على تقليل سوء الفهم وتجنب تضارب المهام. بالتالي، اتباع إتيكيت المراسلات الداخلية يعزز من إنتاجية الفريق ويوفر الوقت والجهد.
قواعد إتيكيت المراسلات الداخلية:
| الوضوح والدقة في صياغة الرسالة: |
- جنب استخدام اللغة المعقدة أو الغامضة، وركز على توصيل المعلومات بشكل دقيق. يجب أن تكون الرسالة واضحة ومفهومة، بحيث يمكن للمتلقي فهم المحتوى بسرعة وسهولة.
- ابدأ الرسالة بتحديد الهدف من الرسالة بوضوح. على سبيل المثال:(لإعلامكم بآخر التحديثات على مشروع X” أو “للتأكيد على اجتماع يوم الخميس المقبل.)
|
| الاهتمام بتنسيق الرسالة: |
- تنسيق الرسالة لأنه له تأثير كبير على قابليتها للقراءة، لذا احرص على استخدام فقرات قصيرة وفواصل بين الأفكار.
- يمكنك استخدام النقاط أو الأرقام لترتيب المعلومات وتسهيل عملية القراءة.
- احرص على التمييز بين الأقسام الرئيسية للرسالة مثل التحية، المقدمة، صلب الموضوع، والخاتمة، فهذا يسهم في ترتيب الأفكار ويوفر تجربة قراءة أفضل للمتلقي.
|
| إختيار عنوان مناسب للرسالة: |
- العنوان الجيد يعكس محتوى الرسالة ويساعد المتلقي على تحديد مدى أهميتها.
- يجب أن يكون مختصرًا ويعكس الهدف الأساسي للرسالة. على سبيل المثال: (طلب موافقة على مشروع X” أو “تحديثات على جدول المهام.)
|
| التحية المناسبة: |
- اختيار التحية المناسبة يعكس احترامك للمتلقي. يمكن أن تكون التحية رسمية أو ودية بناءً على مستوى العلاقة المهنية. على سبيل المثال: (تحية طيبة” أو “السيد/السيدة [الاسم] المحترم.)
- إذا كنت تتواصل مع فريق كامل، يمكن استخدام عبارة مثل: “تحية طيبة ” أو “أعزائي أعضاء الفريق.”
|
| التعبير بلغة احترافية ولطيفة: |
- استخدم لغة مهنية ومحترفة، وابتعد عن التعبيرات غير الرسمية أو العامية. حتى إذا كانت الرسالة بسيطة، يجب أن تعكس احترافيتك.
- تجنب استخدام الأسلوب الحاد أو الجاف في كتابة الرسائل، وبدلاً من ذلك، استخدم عبارات لطيفة تُظهر احترامك للمتلقي. على سبيل المثال، بدلاً من قول
(يجب التوجيه أو القيام بهذا) يمكنك القول:( آمل الاطلاع والإيعاز/ التوجيه…). |
| التوقيع الرسمي: |
- التوقيع هو جزء مهم من الرسالة، لأنه يُعرف المتلقي بالشخص الذي أرسل الرسالة. يمكنك تضمين اسمك الكامل، المسمى الوظيفي، وقسمك، بالإضافة إلى طرق التواصل الأخرى مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني عند الحاجة.
|
إتيكيت الرد على المراسلات الداخلية:
- من الأفضل الرد على الرسائل الداخلية في أقرب وقت ممكن لتجنب التأخير وضمان سير العمل بسلاسة. يعتبر الرد خلال 24 ساعة معيارًا جيدًا للردود.
- إذا كنت بحاجة إلى وقت إضافي للرد الكامل، يمكنك إرسال رسالة سريعة لإعلام المرسل بأنك تلقيت الرسالة وسترد قريبًا.
- الاهتمام بمحتوى الرد وتجنب الإجابات المختصرة:
- تجنب الردود التي لا توضح شيئًا للمتلقي، مثل كلمة “تم” أو “موافق” فقط. عوضًا عن ذلك، حاول توضيح ردك بشكل أكثر تفصيلًا بما يتيح للمتلقي فهم الرسالة بشكل كامل.
- إذا كانت هناك نقاط تحتاج للتوضيح، احرص على إيضاح كل نقطة على حدة، وتجنب ترك أي تساؤلات دون إجابة.
- توجيه الرد للأشخاص المعنيين فقط:
- عند الرد على الرسائل التي تحتوي على عدة أطراف، تأكد من تحديد الأشخاص الذين يجب أن تصلهم الرسالة بشكل مباشر، وتجنب إرسال الردود للجميع إلا إذا كان ذلك ضروريًا.
- إذا تأخرت في الرد على رسالة معينة، يُفضل أن تبدأ رسالتك بالاعتذار عن التأخير مع توضيح الأسباب إن أمكن. هذا يعكس احترامك للطرف الآخر وتقديرك لوقته.
تجنب الأخطاء الشائعة في المراسلات الداخلية:
- جنب إرسال الرسائل بسرعة دون مراجعتها. الأخطاء الإملائية والنحوية قد تؤدي إلى سوء الفهم. احرص على قراءة الرسالة قبل إرسالها لتجنب أي أخطاء.
- التزم باللغة الفصحى الرسمية في المراسلات الداخلية، وتجنب استخدام الرموز أو التعبيرات غير الرسمية مثل الإيموجي أو العبارات الدارجة، حتى وإن كانت العلاقة بينك وبين المتلقي ودّية.
- تأكد دائمًا من صحة المعلومات والأرقام أو التواريخ المذكورة في الرسالة. المعلومات غير الدقيقة قد تؤدي إلى إرباك في سير العمل أو مشاكل تنظيمية.
كيفية كتابة رسائل داخلية حسب المناسبات المختلفة
1. رسائل إعلامية عن التحديثات أو التغييرات
- استخدم لغة بسيطة ومباشرة، وحدد بوضوح التحديثات أو التغييرات. يمكنك تقسيم الرسالة إلى عدة فقرات توضح تفاصيل التحديث وتبين الخطوات الآتية إن وجدت.
2. رسائل التهنئة
- تعتبر رسائل التهنئة جزءًا من تعزيز الروح الجماعية في بيئة العمل. يمكنك البدء بعبارة تهنئة قصيرة، ثم التعبير عن تقديرك لإنجاز المتلقي وتمني المزيد من النجاح.
3. رسائل التذكير بالمهام أو المواعيد
- عند إرسال رسائل تذكيرية، حافظ على أسلوب لبق وغير متسلط. يمكنك استخدام عبارات مثل: (أود تذكيركم بأن) أو (للتذكير، الموعد المحدد لتنفيذ المهمة هو…).
نصائح لتحسين مهارات المراسلات الداخلية:
- التدريب المستمر من خلال متابعة دورات تدريبية حول مهارات التواصل الكتابي لتحسين قدرتك على الكتابة.
- الاستفادة من التعليقات من خلال الطلب من زملائك ومديرك تقديم ملاحظات حول رسائلك السابقة لتحسين أسلوبك ومعرفة النقاط التي تحتاج إلى تعديل.
- الالتزام بإرشادات المؤسسة، في بعض المؤسسات، قد تكون هناك إرشادات محددة لكتابة الرسائل الداخلية. احرص على الاطلاع عليها واتباعها لضمان التوافق مع السياسات الداخلية.
إتيكيت المراسلات الداخلية أداة لتعزيز الانسجام والتعاون بين أعضاء الفريق. عندما يتم اتباعه بشكل صحيح، فإنه يساعد على تحسين بيئة العمل وزيادة كفاءة التواصل. لذا، احرص دائمًا على اتباع أسس الإتيكيت في رسائلك الداخلية، وستلاحظ كيف يمكن لذلك أن يسهم في تحسين علاقاتك المهنية وتطوير مسارك الوظيفي.
