إتيكيت تقديم العروض التقديمية في العمل

بقلم أمل الكناني

تدقيق د. سعيد الكردي

إتيكيت تقديم العروض التقديمية هو أكثر من مجرد كلمات أو شرح معلومات، إنه فن يجمع بين التواصل الفعّال والحضور القوي، لكن هل تساءلت يومًا ما الذي يجعل عرضًا معينًا يظل عالقًا في الذهن بينما يمر عرض آخر دون أن يترك أثراً يذكر؟ قد تكون التفاصيل الصغيرة هي التي تُحدث الفارق، والتعرف على هذا الفن قد يكون ما يفصل بين عرض ناجح وآخر يُنسى.

في هذه المقالة، نستكشف عناصر إتيكيت تقديم العروض التقديمية التي تجعلها عروض ثرية لا تُنسى، وذلك من خلال التركيز على التحضير الجيد، واستخدام لغة الجسد بفعالية، والتفاعل الإيجابي مع الجمهور، بطريقة تمكنك من تعزيز قوة عرضك. أيضا سنناقش كيفية تحضير محتوى العرض بوضوح ودقة، وكيفية تحسين تواصلك البصري واللفظي لزيادة التأثير، كما سنتناول استراتيجيات التعامل مع الأسئلة والتعليقات بعد العرض، ما يساعدك على بناء علاقات إيجابية ويعزز من صورتك المهنية.

أهمية إتيكيت تقديم العروض التقديمية في بيئة العمل:

إتيكيت تقديم العروض التقديمية في بيئة العمل يلعب دورًا محوريًا في تعزيز صورتك المهنية والتواصل الفعّال مع المستفيدين وترك انطباع إيجابي. يمكن أن يكون هو العامل الذي يميزك عن الآخرين ويضمن لك تحقيق النجاح يدوم، ما ينعكس بشكل مباشر على نجاحك المهني.

إليك أبرز النقاط التي توضح أهميته:

يعزز من مصداقيتك عن طريق الظهور بمظهر احترافي والالتزام بالوقت المحدد يجعلك تكسب احترام زملائك في العمل واهتمامهم.

يحسن من التواصل عن طريق تقديم الأفكار بوضوح، واستخدام الوسائل البصرية بشكل فعّال، والحفاظ على التواصل البصري مع زملائك يضمن وصول الرسالة وفهمها.

يترك انطباعًا إيجابيًا عن طريق اللباقة في التعامل مع الملاحظات والأسئلة، والاعتراف بمساهمة زملائك في النجاحات المشتركة يعزز من صورتك المهنية أمامهم.

يعكس احترافيه ويظهر مدى استعدادك وجديتك في العمل، ما قد يفتح لك فرصًا جديدة في مسيرتك المهنية لأن في الوقت الحالي تهتم الشركات بالموظفين أصحاب الذوق الرفيع والسلوك الجيد.

تحضير العرض التقديمي: الخطوات الأساسية لتحقيق النجاح:

تحضير العرض التقديمي هو خطوة هامة لضمان نجاحك في إيصال رسالتك بشكل فعّال وإيجابي، إليك الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها لتحقيق هذا النجاح:

الحرص على طرح قصة رائعة: وهذ يعني أن يستند العرض التقديمي على قصة، أن طرح قصة غاية في الوضوح والشفافية لكي يتلقّاها الجمهور ويتفاعل معها.

تحديد الهدف الرئيسي: حدد بوضوح ما الذي تريد تحقيقه من خلال العرض التقديمي، سواء كان ذلك توعية، أو إقناع، أو تقديم معلومات.

تقديم عرض مختصر ومعبّر: انتبه كيلا يضيع الهدف الرئيسي لعرضك في تفاصيل لا صلة لها بفكرتك. كن موجزَا ومقنعَا في عرضك، على ألا تزيد فترة عرضك عن الثلاث دقائق، التي ينبغي خلالها أن تستعرض من، وماذا، وأين، ولماذا، وكيف.

جمع وتنظيم المحتوى: اجمع المعلومات والبيانات الضرورية بشكل منظم وسهل الفهم، مع التركيز على النقاط الرئيسية.

تصميم الشرائح البصرية: صمم شرائح تقديمية بسيطة وواضحة، مع استخدام الصور والرسوم البيانية لدعم المحتوى.

راجع العرض جيّدًا قبل تقديمه: يُفضّل أن تطلب من صديق لك أو زميل تثق به أن يلقي نظرة عليه ليتأكّد من خلوه من أي أخطاء مطبعية محرجة، ومن أنّ الرسالة التي ترغب في إيصالها واضحة ومفهومة.

التدرب على العرض: تذكّر على الدوام أن العرض التقديمي الذي تعدّه ليس سوى وسيلة لمساعدة الشخصية الرئيسية في هذه القصّة وهي أنت! قم بممارسة العرض عدة مرات لضمان الإتقان، مع التركيز على التوقيت ولغة الجسد والتواصل البصري. من الأهمية معرفة محتوى ما ستقول، وكيف ستقوله. ومن الطرق الرائعة لتنظيم أفكارك في هذا الإطار الاستعانة بتقنية الرواية المصورة، التي تقوم على رسم صور وكتابة جمل على بطاقات الفهرسة لاسترجاع النقاط الرئيسية للعرض التقديمي الذي تعمل على القائه، حيث بإمكانك ترتيب البطاقات على الطاولة، أو اللوح الورقي، أثناء تدريبك للعرض.

الخاتمة القوية والمؤثرة والدعوة لاتخاذ إجراء معيّن: أن تلخّص الشرائح الأخيرة في عرضك ما سبق أن قدّمته من معلومات. تذكّر دومًا أنّ هذا الوقت ليس مناسبًا لتقديم أيّ أفكار جديدة. ومن أفضل الطرق التي تختم بها عرضك التقديمي هي من خلال الدعوة لاتخاذ إجراء معيّن، أو باللغة الإنجليزية Call to Action.. حيث عليك توضيح هدفك من وراء التواصل في نهاية العرض التقديمي، سواءً كان متعلقَا بإيجاد قنوات تمويل، أو لجمع الردود والآراء، أو للحصول على النصيحة والاستشارة أو تقديم معلومات، واحرص على طرح عبارة تحث على ضرورة معالجة الأمر وإجراء اللازم عند نهاية العرض، بحيث لا يكون هناك أي لبس بما ترجوه من الجمهور.كما يمكنك ببساطة أن ترفق معلومات التواصل معك في حال رغب أيّ منهم في الاستفسار ومعرفة المزيد.

التحلّي بالثقة والجاهزية والاستعداد للأسئلة والنقاش: كن مستعدًا للإجابة على الأسئلة والتعامل مع الملاحظات من الجمهور بشكل لبق وفعّال.

 كيف تتواصل بفعالية مع جمهورك خلال العرض؟

التواصل الفعّال مع الجمهور خلال العرض التقديمي هو عامل رئيسي لضمان إيصال الرسالة بشكل واضح ومؤثر، لتحقيق ذلك، اتبع هذه الخطوات الأساسية:

استخدام لغة بسيطة وواضحة: تجنب التعقيد واستخدم لغة بسيطة ومباشرة تسهل على الجمهور فهم المحتوى.

التفاعل مع الجمهور: قم بطرح أسئلة، واستجابة لتعليقات الجمهور، وأشركهم في الحوار لجعل العرض أكثر تفاعلية.

الحفاظ على التواصل البصري: اجعل التواصل البصري مع الجمهور جزءًا من عرضك؛ فهو يعزز الثقة والاتصال الشخصي.

استخدام الوسائل البصرية بفعالية: استخدم الصور والرسوم البيانية بشكل ذكي لدعم كلامك وتوضيح الأفكار.

إدارة الوقت: حافظ على وقت العرض المحدد وتأكد من أنك تغطي جميع النقاط المهمة دون إطالة غير ضرورية.

أساسيات لغة الجسد في إتيكيت تقديم العروض التقديمية:

لغة الجسد لها دور مهم جدا في نجاح العروض التقديمية، إذ يمكنها تعزيز رسالتك أو إضعافها. فيما يلي أساسيات لغة الجسد التي يجب مراعاتها:

• وقفة مستقيمة ومتزنة، مع توزيع الوزن بالتساوي على القدمين، ما يعطي انطباعًا بالثقة والسيطرة.
• التواصل البصري المستمر مع الجمهور لتظهر الاهتمام وتجذب انتباههم طوال العرض.
• استخدم حركات اليد للتأكيد على النقاط المهمة، لكن تجنب الإفراط فيها فلا تكون مشتتة.
• تعابير وجهك تتوافق مع محتوى العرض؛ الابتسامة تُظهر الود، بينما الجدية تعكس الاحترافية.
• تحرك بشكل متوازن ومناسب على المسرح للتفاعل مع الجمهور، وتجنب الوقوف في مكان واحد لفترات طويلة.
• استخدم نبرة صوت متوازنة، إذ تعكس النبرة القوية الحماس، بينما تعكس النبرة الهادئة الثقة.

استخدم الألوان والرسوم البيانية والنواحي الجمالية في العرض بذكاء:

أنّ الألوان تؤثر على المشاعر، لذا فإن استخدام اللون الصحيح قد يسهم في تحفيز الجمهور أو إقناعه. والكثير من الدراسات المتخصصة في المجال تؤكّد أن للألوان قدرة على زيادة تفاعل الجمهور، وتعزيز عملية التعلّم وتذكّر المعلومات، أنوه أنه ليس عليك أن تكون خبيرًا في نظرية الألوان حتى تنشئ عرضًا تقديميًا مميّزًا، لكن احرص على معرفة بعض الأساسيات في هذا الشأن:

1. تقسّم الألوان إلى نوعين: الألوان الدافئة (كالأحمر والبرتقالي)، والألوان الباردة (كالأزرق والأخضر). تُستخدم الألوان الباردة بشكل عام في الخلفية، نظرًا لأنها تبدو وكأنها تتلاشى في البعيد، في حين تستخدم الألوان الدافئة في العناصر الأساسية، كالعنوان والنصّ، لأنها تبدو أقرب وأوضح بشكل عام.
2. إن كنت ستقدّم عرضًا في غرفة مظلمة (قاعة للمؤتمرات مثلاً، أو مسرح كبير)، حاول أن تستخدم خلفية غامقة اللون (أزرق غامق، رمادي…الخ)، مع كتابة نصّ بلون فاتح كالأبيض مثلاً.
3. إن كنت ستقدّم العرض في غرفة مضيئة (وهو الشائع غالبًا)، يفضّل هنا أن يكون لون الخلفية أبيض اللون مع استخدام نصّ بلون غامق، أو أسود.

أن استخدام النصّ بشكل صحيح أمر مهم. تذكّر دائمًا: عندما ينشغل الجمهور بقراءة ما هو مكتوب، فهم على الأرجح لا يستمعون لما تقوله. وعليه احرص على إبقاء النصّ الموجود في كلّ شريحة في حدّه الأدنى. النصائح التالية ستساعدك:

1. اكتب النصّ على شكل نقاط بدلاً من فقرات.
2. اكتب رؤوس أقلام فقط.
3. لا تستخدم أكثر من خمس نقاط في الشريحة الوحيدة.
4. استخدم حجمًا أكبر للنص بحيث لا يقل عن الحجم 24 لضمان قدرة جمهورك على قراءته.

هنالك العديد من الرسوم البيانية التي يمكنك استخدامها في عرضك التقديمي، وكلّ منها مخصص لنوع محدّد من البيانات. لذا احرص على استعمال الرسم المناسب في المكان المناسب. فيما يلي أنواع الرسوم البيانية، واستخدامات كلّ منها:

1. الرسوم البيانية الدائرية: تستخدم لإظهار النسب المئوية. عند استخدام هذا النوع من الرسومات، احرص على ألاّ يتجاوز عدد القطاعات في الدائرة الواحدة عن 6 قطاعات. واستخدم ألوانًا متباينة لإظهار القطاعات الأهمّ، أو افصلها عن الدائرة لتمييزها.
2. مخطّطات الأعمدة العمودية: تستخدم لإظهار التغيرات في الكمية خلال فترة زمنية محدّدة. يُفضّل هنا ألاّ تزيد عدد الأعمدة عن 8 كحدّ أقصى.
3. مخطّطات الأعمدة الأفقية: وتستخدم لمقارنة كميّات معيّنة فيما بينها، كمقارنة مبيعات الشركة في أربعة أقاليم. يفضّل هنا أيضًا أن تستخدم عددًا لا يزيد عن 8 أعمدة كحدّ أقصى.

الرسومات البيانية الخطية: وتستخدم لإظهار الاتجاهات والتطوّرات في مجال محدّد. احرص على استخدامها في هذا السياق فقط.

وأخيراً الصور لا تقل أهمية عن النص الموضوع. التزم بما يلي عند استخدام الصور في عرضك التقديمي:

1. استخدم صورًا ذات جودة عالية، حيث يمكنك التقاط هذه الصور بنفسك، أو شراؤها من خلال مواقع التصوير الشائعة.
2. في حال استخدمت صورًا مجانية متاحة على الإنترنت انتبه لحقوق الملكية، خاصّة إن كنت تقدّم عرضًا على مستوى عالمي.
3. لا تستخدم صورًا صغيرة الحجم ومتدنية الجودة، ثمّ تكبيرها.
4. تجنّب استخدم صور الـ Clip Art، فجمهورك قد رآها مئات المرات قبل ذلك، ولن يكون عرضك مميزًا إن استخدمتها.
5. لا تستخدم الصور والرسوم الكرتونية إلاّ في حال كان عرضك التقديمي يتطلّب ذلك.

التعامل مع التوتر والضغط أثناء تقديم العرض:

التوتر والضغط أمران طبيعيان أثناء تقديم العروض، ولكن القدرة على التحكم بهما هو ما يميز المتحدث الناجح، إليك كيفية التعامل مع التوتر والضغط أثناء تقديم العرض:

• كلما كنت مستعدًا بشكل أفضل، قللت من احتمالية الشعور بالتوتر. لابدّ أن تتدرّب على إلقاء العرض بصوت عالٍ، وتتأكّد من توافقه مع الفترة الزمنية المتاحة لك. يمكنك أيضًا أن تسجّل صوتك أثناء الإلقاء ومن ثمّ سماعه للتعرّف على جوانب الضعف ومواقع الخطأ، ومن ثمّ تصحيحها.
• قبل وأثناء العرض، استخدم تقنيات التنفس العميق لتهدئة الأعصاب وتخفيف التوتر.
• تذكر أن الجمهور يود نجاحك، واستبدل الأفكار السلبية بتأكيدات إيجابية لتعزيز ثقتك بنفسك.
• ابدأ العرض بعبارات تمهيدية تعرفها جيدًا لتشعر بالراحة تدريجيًا وتسيطر على التوتر.
• الالتزام بالوقت المحدد يجنبك التوتر الناتج عن ضيق الوقت، ويظهر تحكمك في الموقف.

كيفية التعامل مع الأسئلة والملاحظات والحالات الصعبة أثناء العرض التقديمي:

من قواعد إتيكيت تقديم العروض التقديمية هو كيفية التعامل مع الأسئلة والملاحظات أثناء وبعد العرض التقديمي، لأن ذلك يتطلب مهارات خاصة لضمان التواصل الفعّال والمحافظة على مصداقيتك، إليك كيفية التعامل معها بنجاح:

• قبل الرد على أي سؤال، استمع جيدًا للسؤال أو الملاحظة للتأكد من فهمك الكامل لما يُطلب منك.
• خذ لحظة للتفكير في الإجابة قبل الرد حتى تقدم رداً مدروساً وواضحاً.
• حتى إذا واجهت سؤالاً صعباً أو ملاحظة نقدية، حافظ على هدوئك ورد بطريقة مهذبة وواثقة.
• ابدأ إجاباتك بتقدير السؤال أو الملاحظة، وشكر الشخص على مشاركته. هذا يعزز جو الحوار الإيجابي.
• إذا كان السؤال يتعلق بنقطة لم يتم توضيحها بشكل كافٍ في العرض، اغتنم الفرصة لتوضيحها وتعزيز فهم الجمهور.
• إذا لم تكن تعرف الإجابة، كن صريحاً واعترف بذلك مع وعد بالبحث عن الإجابة أو تقديم المساعدة لاحقاً.

إتقان إتيكيت تقديم العروض التقديمية في العمل هو أمر أساسي لتحقيق النجاح والتفوق في أي مجال مهني. من خلال تطبيق المبادئ الصحيحة للتواصل، وإظهار الاحترافية، وإدارة التوتر بشكل فعّال، يمكنك ترك انطباع إيجابي قوي لدى جمهورك. الالتزام بأسس إتيكيت العرض يعزز من مصداقيتك ويسهم في تحقيق أهدافك، ما يفتح أمامك فرصًا أكبر للتقدم والتميز في بيئة العمل.